Umsatzsteuer Episode 16% / 5% (1) - Vorbereitung

Vier Umsatzsteuersätze innerhalb einer Buchungsperiode - kein besonders großes Problem aber doch ein administrativer Aufwand. Wie lange das gilt, steht noch nicht fest, die vorgestellte Methode bereitet aber auch gleich mögliche Umstellungen im Folgejahr 2021 zum 1.1. oder auch später vor. Hier soll ein Weg gezeigt werden, wie die Ergänzung/Umstellung relativ einfach durchgeführt werden kann, ohne alle Einstellungen/Definitionen bei Debitoren (Kunden, Mieter, Eigentümer,…) und Kreditoren anpassen zu müssen. Buchungen mit dem neuen USt-Satz 16% (und 5%) erfolgen dann einfach wie gewohnt - auch automatisch - mit den bisherigen Buchungs-Definitionen! Vertraglich festgelegte Forderungen (Mietsoll, Vertragssoll, Produkte … und Verbindlichkeiten) mit USt werden dabei automatisch angepaßt!

Vorbereitung in Digisoft Branchen-Software

Da innerhalb einer Buchungsperiode (Jahr) nun 4 USt-Sätze (2 x Standard- und 2 x ermäßigt) verarbeitet werden müssen, bleibt nichts weiter übrig, als die entsprechen USt-Sätze zu definieren und Kontenplan und Buchungskenner - in Teilen - anzupassen bzw. zu ergänzen.

Kontenplan und Buchungskenner ergänzen und anpassen

Für Jahresabrechnungen müssen nun Buchungsdaten für beide USt-Varianten vorgehalten und abrechenbar werden. Daher reicht es nicht, nur einfach den USt-Satz (A) von 19% auf 16% umzustellen. Alle alten Buchungen würden sonst bei späteren Abrechnungen mit 16% behandelt werden ….. Gleiches gilt für 7% bzw. 5%. - Das darf natülich nicht sein.

Einnahmekonten - Umsatzsteuer

Für die neuen Steuersätze sind neue UIDs, neue Erlöskonten und neue Buchungskenner mit neuen UIDs einzurichten (UID = Umsatzsteuer Identität). Im Beispiel werden die alten Steuersätze in die UIDs 3 und 4 „verschoben“. Die bisherigen UIDs 1(A) und 2(B) dienen der späteren Umstellung am 1. Juli 2020, bleiben aber bis dahin mit den alten USt-Sätzen belegt. Damit im Buchungssystem nicht alle Einstellungen und Berechnungen zur USt (bspw. Mietsoll, Vertragssoll!), Buchungskenner und Buchungen geändert werden müssen und trotzdem bei der Umstellung alles richtig (automatisch) verbucht und berechnet wird, gleichzeitig aber bisherige Erlöse mit 19% (bzw. 7%) auch bei späteren Auswertungen erhalten bleiben, kann folgende „Verbiegung“ der Buchhaltung einen einfachen Weg anbieten. Dabei wird hier nur exemplarisch der Standard-USt-Satz (19% nach16%) betrachtet, gleiches gilt bei für den ermäßigten Steuersatz (7% nach 5%). Während diesen Vorbereitungen kann das normale Tagesgeschäft weitergeführt werden! 1. Finanzparameter: Die bisherige UID1 mit 19% wird zu einem neuen Eintrag verlagert, bspw. zur UID3 mit 19% und die bisherige UID1 - erst zum Termin! - auf 16% umgestellt. - Damit werden alle zukünftigen Sollbuchungen (Einnahmen und Ausgaben) automatisch mit der neuen USt 16% (5%) gebucht! 2. Kontenplan: Um alle bisherigen Buchungen mit 19% zu den neuen mit 16% abzugrenzen, werden alle Konten mit bisheriger UID1 zu 19% „umgenummert“ und mit der nun neuen UID 3 zu 19% gekennzeichnet. (Es geht auch andersherum, aber mit dieser Methode bleiben die gewohnten Kontonummern und Buchungskenner erhalten.) Beispiel: Konto „8000-Erlöse 19%“ UID 1 wird zu „8009-Erlöse 19%“ UID 3 „umgenummert“ - also nicht neu anlegen, sondern tatsächlich die Kontonummer einfach ändern. Dadurch wird die gesamte bisherige Buchhaltung mit Erlösen zu 19% automatisch „umkontiert“ und die Umsätze zu 19% für Abrechnungen / Nachbuchungen über den Wechselzeitpunkt hinaus bleiben erhalten. In der Jahresabrechnung werden dann Umsätze nach USt-Sätzen getrennt ausgewiesen und abgerechnet, was ja dann erforderlich ist. Nun wird jeweils noch ein neues Konto mit der bisherigen Kontonummer für die neue USt 16% angelegt und wieder mit der Standard-UID 1(A) - die nach Umstellung 16% repräsentiert! - versehen, im obigen Beispiel also: „8000-Erlöse 16%“ UID 1. WICHTIG! Nicht einfach das bisherigen Konto mit der umgestellten UID1 belassen (was hier nur so scheint!!), sondern tatsächlich „umnummern“ und „neuanlegen“, ansonsten wären alle bisherigen Umsätze dieses Kontos nachträglich bei Auswertungen mit 16% - statt 19% - USt belastet - was ja dann falsch wäre!! 3. Buchungskenner (Codes für die automatischen Buchungen und detailierten Auswertungen) Die Kontenverweise der Kenner werden in der Regel mit der Umnummerung der Konten automatisch umgestellt (trotzdem kontrollieren!). Daher ist hier zunächst nichts weiter zu tun. Um auch die detailierten Auswertungen nach der Umstellung nutzen zu können, müssen aber auch hier neue Kenner zum alten USt-Satz 19% definiert werden. Diese werden mit der UID3 (bleibende 19%) gekennzeichnet. (Mit neuen Funktionen können die alten Kenner in den bisherigen Detail-Belegen falls erforderlich halbautomatisch transferiert werden, so dass auch detailierte Altauswertungen angepaßt sind. Dazu zur Umstellung mehr.)

Ausgabekonten - Vorsteuer

Hier gilt prinzipiell das Gleiche wie bei den Einnahmen: Bestehende Konten „umnummern“ (Erhalt der Ausgaben zu 19%, dann UID3) und zusätzliche, neue Ausgabenkonten mit bisherigen Kontonummern einrichten, jedoch nun mit UID1(A), die später auf 16% umgestellt wird. Für die Buchungskenner gilt ebenfalls das Gleiche wie bei den Einnahmen (falls Ausgaben mit der detailierten Buchhaltung durchgeführt werden). Mit dieser Methode der Einstellungen können alle automatischen (Detailbuchhaltung) und manuellen Buchungen (Grundbuchungen) auch nach der Umstellung wie gewohnt durchgeführt werden, dann aber mit 16% (bzw. 5%). Den USt-Wechsel übergreifende Abrechnungen und Auswertungen zeigen dann auch alle Umsätze und Ausgaben fein nach USt-Satz getrennt und richtig abgerechnet. .

Teil (2) - Umstellung - folgt!

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