NEU: Integrierte Dokumentenverwaltung (1)
Die beste Grundlage für ein umfassendes Dokumenten-System sind die Daten eines umfassenden Branchen-
Software-Systems. Denn praktisch alle Dokumente haben einen Bezug zu Stamm- und Bewegungsdaten einer
umfassenden betrieblichen Verwaltung - wie sie Digisoft-BranchenSoftware bietet.
Es gibt zwar externe Lösungen - oft inklusive Scan-Systemen - aber diese sind teilweise recht teuer und lassen
sich nicht so einfach oder gar nicht mit den Daten der betrieblichen Verwaltung verknüpfen.
Mit der Integration einer Dokumentenverwaltung in Digisoft Branchen-Software wird beides verknüpft: Dokumente
und Daten - und das Ganze kostet keinen Cent mehr.
Dokumentenverwaltung mit System
Die neue Dokumentenverwaltung verknüpft nicht nur Daten der Software mit Dokumenten, sondern führt die
Dokumente auch mit dem Dateisystem der Software zusammen. Die ausgewählten Dokumente bleiben am
Ursprungsort unberührt und werden in das Dokumenten-Dateisystem der Software kopiert. Dadurch bleiben
Dokumente und Daten immer im Zusammenhang, ob zur Datensicherung oder zum Transfer auf neue Rechner.
Derzeit werden zwei Verfahren zur Datenverknüpfung und -Verwaltung eingesetzt: Dokumente zu Stammdaten
und Dokumente zu Buchungsdaten. - Weitere Verfahren sind möglich und werden bei Bedarf ergänzt.
Dokumente zu Stammdaten
Zu Stammdaten kann jeweils eine Vielzahl an Dokumenten vorgehalten werden.: Je nach Software-Ausgabe zu
allen Adressdaten (Kunden, Mieter, Eigentümer, Kreditoren, allgem. Adressen, etc.), allen Mandanten, allen
Objekten, Objekteinheiten, Mieterverwaltung, Eigentümerverwaltung, Produkten und Leistungen.
Mit den Stammdaten können fast unzählige
Dokumente verbunden werden. Dazu werden
Tabellen je Stammdatensatz geführt, die mit den
Funktionen „Hinzufügen“, „Entfernen“, „Aufwärts
/
Abwärts Verschieben“, „Auf- / Ab-Sortieren“,
„Löschen“ sowie je Zeile „Auswählen /
Zuweisen“ und „Ansehen / Bearbeiten“
versehen sind. Der Dateiname des Dokuments
bleibt erhalten.
Hier sind fast alle Dateiformate verwendbar,
typischerweise das PDF-Format aber auch
editierbare Dokumentenformate (txt, rtf, odf,
doc, docx, xls, xlsx …) und Bilder oder
Zeichnungen (jpg, bmp, …). Mit der Funktion
„Ansehen/Bearbeiten“ wird das zugehörende
Standardprogramm (App) unter Windows aufgerufen.
Bei den Produkten/Leistungen können beispielsweise alle eingesetzten Geräte und deren Bedienungsanleitungen
und Informationen vorgehalten werden. Selbst ein Verweis auf eine Internetseite ist hier möglich.
So können in Zukunft alle Dokumente leicht abgelegt, wieder aufgefunden, angezeigt, bearbeitet, gedruckt
werden. Und die Dokumente sind in das Dateisystem der Software mit Ordnungskriterien integriert.
Dokumente zu Buchungsdaten
Zu den Buchungsdaten kann jeweils ein Dokument im üblichen PDF-
Format abgelegt werden. So steht für jede Grundbuchung, jede
Belegbuchung (Dialogbuchung) der gebuchte Beleg immer zur
Verfügung - und das sowohl im Journal, in Belegbüchern,
Kontenblättern etc. So ist zu jeder Buchung sofort das Dokument
einsehbar und nutzbar.
Auch diese Dokumente werden automatisch mit der Zuweisung in das
Dateisystem der Software integriert, erhalten aber einen codierten
Dateinamen und werden geordnet abgelegt.
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März 2020
Digisoft Software
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Codierter Dateiname (auto)
Ansehen | Auswählen | Löschen
…. wird fortgesetzt